Hội nghị nhà phân phối, lễ kỷ niệm thành lập, sự kiện ra mắt sản phẩm nội bộ hay hội thảo cho chuyên gia đều có điểm chung: khách mời là những người quan trọng với doanh nghiệp, và một sự kiện chỉn chu là lời khẳng định về sự chuyên nghiệp. Dưới đây là checklist tổng hợp từ những sự kiện đội ngũ iDeal từng tham gia.
1. Mục tiêu và thông điệp
Trả lời rõ: sau sự kiện, khách mời cần nhớ điều gì và làm gì? Một hội nghị nhà phân phối cần tạo khí thế trước mùa bán hàng; một sự kiện ra mắt nội bộ cần đội ngũ hiểu và tự hào về sản phẩm. Ví dụ, hội nghị Kotex năm 2015 cho 1.400 nhà phân phối và nhân viên bán hàng tại 4 thành phố có mục tiêu tạo khí thế tự tin trước khi ra mắt sản phẩm mới (xem các dự án sự kiện doanh nghiệp).
2. Khách mời
- Danh sách, phân nhóm (VIP, nhà phân phối, nhân viên, chuyên gia).
- Thư mời, xác nhận tham dự, nhắc lịch.
- Với khách chuyên môn như bác sĩ, nữ hộ sinh, điều dưỡng, cần lưu ý quy định ngành về tài trợ và quà tặng, như sự kiện Propess “Kết nối tin yêu”.
3. Địa điểm
Chọn theo quy mô và hình ảnh muốn truyền tải: khách sạn cho hội thảo chuyên gia, nhà văn hoá cho sự kiện cộng đồng, chính văn phòng công ty cho sự kiện nội bộ. Kiểm tra sức chứa, âm thanh, ánh sáng, lối thoát hiểm, chỗ đậu xe.
4. Kịch bản và trải nghiệm
Một sự kiện đáng nhớ có nhiều “điểm chạm” chứ không chỉ sân khấu. Sự kiện ra mắt nội bộ Prevenar của Pfizer biến văn phòng thành hành trình trải nghiệm: cổng chào, khu chụp ảnh, góc trưng bày, cây điều ước, đường hầm trải nghiệm, ẩm thực, trò chơi khởi động và talk show cùng bác sĩ.
- Kịch bản chi tiết theo phút, có phương án dự phòng.
- Diễn tập (rehearsal) với MC, diễn giả, kỹ thuật.
- Nội dung trình chiếu được duyệt trước.
5. Hậu cần
- Đón tiếp, check-in, bảng tên, quà tặng.
- Ẩm thực, đồ uống theo số lượng xác nhận.
- Di chuyển, lưu trú (với sự kiện nhiều tỉnh thành).
- Nhân sự hỗ trợ: PG đón khách, điều phối, kỹ thuật.
6. Sự kiện nhiều thành phố
Khi một sự kiện diễn ra tại nhiều nơi, chuẩn hoá là chìa khoá: cùng một bộ nhận diện, một kịch bản khung, một danh sách kiểm tra. Điều này giúp chất lượng đồng đều và dễ kiểm soát chi phí.
7. Sau sự kiện
- Ảnh, video tổng kết để dùng cho truyền thông nội bộ và mạng xã hội.
- Khảo sát nhanh mức độ hài lòng của khách mời.
- Báo cáo: số khách tham dự so với KPI, chi phí, bài học cho lần sau.
Sắp tổ chức hội nghị hay sự kiện?
Gửi brief cho iDeal Digital: mục tiêu, số khách, địa điểm dự kiến và thời gian. Đội ngũ sẽ đề xuất ý tưởng và kế hoạch triển khai.
